POLÍTICA
CANAL DE DENÚNCIA
Procediment de gestió de denúncies
OBJECTIU
L’objectiu principal del Canal Denúncia és prevenir incompliments i irregularitats relacionats amb els principis i valors reconeguts al Codi de Conducta de la Fundació i desenvolupats a la normativa que en deriva, així com corregir els incompliments i irregularitats ja detectats, possibilitant la imposició de sancions als autors de les conductes infractores, sense perjudici de les ulteriors responsabilitats civils, administratives o penals que se’n puguin derivar. Per això, es garanteix que totes aquelles persones físiques o jurídiques que tenen relació amb Arrels Fundació podran comunicar a la Fundació, confidencialment i sense risc de patir represàlies, sempre que ho facin de bona fe, aquells incompliments o irregularitats dels quals tinguin coneixement, així com també qualsevol altre il·lícit o risc de producció d’un il·lícit que pugui afectar negativament a Arrels Fundació en la prestació de tots els seus serveis.
FUNCIONAMENT
Qui ho gestiona?
El Canal de Denúncia està gestionat per un Comitè de Seguiment format pel responsable de compliment normatiu, el director de l’entitat i el president de la mateixa, amb el suport de professionals externs. Plegats, s’encarreguen de la tramitació i resolució de les denúncies.
Com es poden fer arribar les denúncies?
- Per fer arribar les denúncies, es pot escriure un correu electrònic a denuncia@arrelsfundacio.org, al qual, a més del relat detallat dels fets que es volen denunciar, es podrà adjuntar tota la documentació justificativa que es consideri pertinent.
- També es podran comunicar les denúncies personalment a la cap de departament, al director de l’entitat o al responsable de compliment normatiu. Aquest darrer, serà qui procedirà a aixecar una acta del relat dels fets que podrà ser signada per la persona denunciant i que inclourà, en el seu cas, una relació de la documentació aportada.
Com han de ser aquestes denúncies?
Les denúncies no es podran fer de forma anònima. És necessari la identificació del denunciant, amb noms i cognoms i, com a mínim, un mecanisme de contacte. Arrels Fundació garanteix que no prendrà mesures disciplinàries ni accions legals contra la persona que formuli una denúncia de bona fe.
A més, la identitat de la persona que realitza la denúncia tindrà la consideració d’informació confidencial i no podrà ser comunicada sense el seu consentiment, amb les úniques excepcions previstes a la llei i quan resulti imprescindible per investigar els fets denunciats.
S’informarà a la persona denunciada que existeix una denúncia en la seva contra?
Sí. Es comunicarà al denunciat l’existència d’una denúncia en la seva contra, i del seu contingut. En tots els casos es garantirà el dret a la intimitat, a la defensa i a la presumpció d’innocència de les persones objecte de les denúncies.
La investigació i comprovació dels fets denunciats es durà a terme amb objectivitat, imparcialitat i amb la màxima discreció i reserva possibles.
En cas de conflicte d’interès amb el responsable del compliment normatiu o amb algun membre del Comitè de Seguiment, aquest ho ha de posar en coneixement de forma immediata a la resta del Comitè, que, de considerar-ho adient, nomenarà una altra persona per tal que dugui a terme la investigació corresponent.
Quin és el procediment un cop es rep la denúncia?
Un cop es rep la denúncia, el responsable de compliment normatiu li assignarà un codi i es recollirà, en una acta, la data de recepció, la informació que conté i la data de resolució, així com totes les actuacions que s’hagin produït per arribar a una conclusió.
El responsable de compliment normatiu s’encarregarà de tramitar totes les denúncies que rebi. Un cop revisada la denúncia i, en el seu cas, la documentació d’acompanyament, només es procedirà a arxivar la denúncia, sense ulterior investigació, quan els fets que s’atribueixin siguin manifestament infundats o quan clarament no siguin constitutius de cap incompliment, irregularitat o il·lícit que afecti a Arrels. En tot altre cas, es procedirà a la instrucció de la denúncia i, a tal efecte, el responsable de compliment normatiu:
- S’entrevistarà amb la persona que ha presentat la denúncia.
- S’entrevistarà amb possibles testimonis.
- S’entrevistarà amb la persona denunciada.
- Rebrà les proves que la persona denunciada o denunciadora estimin convenient aportar.
- Obtindrà altres proves per qualsevol mitjà que raonablement i legal pugui utilitzar
La instrucció es realitzarà el més aviat possible i en qualsevol cas dins del termini de 30 dies naturals.
Finalment, el responsable de compliment normatiu, emetrà un informe d’instrucció que: inclourà els fets, les manifestacions de les entrevistes, les conclusions i una proposta de resolució, que posarà en coneixement de la direcció de l’entitat, de la persona denunciada i de la persona que ha formulat la denúncia.
La proposta de resolució serà fonamentada i justificada i inclourà, si és el cas, una proposta de mesures disciplinàries o sancions, que en tot cas sempre seran adequades i proporcionades a l’incompliment o irregularitat detectat. En el cas que s’apreciï la constitució d’un delicte, es posarà en coneixement de les autoritats.
Què passa si es comunica una denúncia falsa?
Quan hi hagi raons o indicis que facin sospitar que una denúncia s’ha presentat de mala fe, Arrels es reserva el dret d’adoptar les mesures disciplinàries i legals que corresponguin respecte la persona que ha formulat la denúncia.
Està totalment prohibit prendre alguna represàlia amb qualsevol empleat que hagi formulat una denúncia. La prohibició de les represàlies no impedirà l’adopció de mesures disciplinàries quan es detecti que la denúncia és falsa i ha sigut interposada de mala fe.